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姓名: | 王若文 |
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领域: | 企业战略 运营管理 资本运作 领导艺术 |
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地点: | 广东 广州 |
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思辨在企业立借据的必要性 最近碰到一件小得不能再小的事情。外训部某员工因为要外出巡回培训,需要使用投影仪和照相机等器材,就去公司资产管理部借用。可是,资产管理部非要该员工写借条立字据,否则不借。而由于该员工刚刚到公司不久,不熟悉这里的规矩,以为是资产管理部的同事在故意刁难他,非常生气,就投诉到了员工关系部。这样类似的事情也会发生在许多其他的企业,会造成一些误会,影响企业的效率和团结。今天我们就一起来思辨一下,在企业借用东西究竟该不该立借据。
立字据才能借东西,或者不立字据就可以借东西,是两种截然不同的逻辑和工作方法。前者体现的是制度性、流程化的工作方法,后者体现的是灵活性、人情化的工作方法。前者比较刻薄、死板,后者比较简单、方便。前者容易追溯,后者要靠自觉和记忆。前者容易搞出误会,后者容易生出情感。可见,立与不立各有千秋,不能一概而论孰优孰劣。不同的企业、不同的文化,采用大家最喜欢又最容易接受的方式就好。
但笔者还是客观理性地认为,凡事都立个字据为好,对于借用者来说,交还的时候索回字据不就等于消除了债务吗?对于保管者而言,保留了字据就等于保管好了物品。这不是两全其美吗?
前不久碰巧亲自看见了一件借用但方式截然相反的做法,是促使笔者撰文的动力。有一个财务科职员去资产管理部借用照相机,说是就照几张相后立即还回来。资产管理部的人说,既然很快就还回来,就不用写借据了。一般说来,借用者拿走相机用完就还回来好了,但这位财务人员非常严谨地执意要写借据。我非常好奇地问她为什么要这样坚持。她告诉我:第一,公司制度历来如此,我不能破坏制度,按制度行事就是对制度的尊重;第二,如果再有人来借而资产管理部又拿不出来,就可以展示我的借条,可以帮助消除可能的误会;第三,如果正赶上资产清查,资产管理部又拿不出字据,资产的走向会被人怀疑,给他们工作上造成麻烦;第四,如果我不立字据,随后我又还回来了,但他们又这样借出去了,而忘记借给谁了,别人又失信长时间没有还回来,可他们记忆中是我曾经借用,结果只能是相互推责,谁也说不清楚;第五,别人越是对我尊重,我越要尊重别人,立字据是对双方都尊重和负责的表现。一席简单对话,使我忽然茅塞顿开。后来我用这番话告诉了前一位同事,果然很快就消除了误会。
其实,不少的公司的资产都有流失现象,这往往是由于资产的管理者过分随意的原因,尽管不缺乏制度,但一般都不执行制度,或者因为难为情,或者因为惰性。不写字据就可以随意借用资产的行为,实质上是一种挪用行为,长此以往,空子就会越来越大,资产不是被贪污掉了,就是流失掉了。看来,还是严格执行立字据的方式比较妥当一些。
再说,无论是借用者还是管理者,万一出现一个得了失忆症的,而另外一方又缺乏诚信,被借用的资产不就真的流失掉了吗?小东西还可以接受,万一被借用的是个大件,最后就只能求助于司法,法庭上见,这事儿可就闹大了。
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